SME ไทย 5 คน กับ AI ที่ทำบัญชีหน้าร้านแทน

พนักงานทำงานด้วยการเขียนลายมือในใบเสร็จชั่วคราว จากนั้นบันทึกลงสมุดบัญชี ข้อมูลมักจะผิดพลาด เนื่องจากการอ่านลายมือ และเกิดความซ้ำซ้อนในการบันทึกข้อมูลเดียวกันหลายครั้ง ในแต่ละเดือน ต้องใช้เวลา 40-50 ชั่วโมง เพื่อปรับปรุงและทำสำเร็จ

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น รวมถึงเงินเดือนของพนักงานส่วนที่ทำบัญชี อยู่ที่ประมาณ 3,500 บาทต่อเดือน นอกจากนี้ ยังมีความเสี่ยงของข้อมูลสูญหาย และการตัดสินใจทางธุรกิจที่ผิดพลาด เนื่องจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

เจ้าของร้านได้ติดต่อบริษัทจัดการเทคโนโลยีท้องถิ่น เพื่อติดตั้งระบบอัตโนมัติการบันทึกบัญชี โดยใช้เทคโนโลยี Google Vision API ร่วมกับ Make (automation platform) เพื่อสแกนใบเสร็จทันที และอัปโหลดข้อมูลไปยังระบบอัตโนมัติ

ระบบจะอ่านข้อมูลจากใบเสร็จ รวมทั้งวันที่ จำนวนเงิน และประเภทของสินค้า จากนั้นบันทึกลงในแบบฟอร์ม Google Sheets ที่เชื่อมต่อกับระบบบัญชี ทำให้สามารถสร้างรายงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนโดยอัตโนมัติ

หลังจากการติดตั้งระบบเป็นเวลา 2 เดือน พบว่าเวลาในการบันทึกบัญชีลดลงจาก 8 ชั่วโมงเป็นเพียง 2-3 ชั่วโมงต่อวัน (ลดลง 70% ของปริมาณงาน) นอกจากนี้ อัตราข้อมูลผิดพลาดลดลงจากประมาณ 15% เหลือเพียง 2% เท่านั้น

ค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับระบบ AI รวมเครื่องมือและการสนับสนุนอยู่ที่ 800 บาท ประหยัดต่อเดือน 2,700 บาท ดังนั้น จึงคุ้มค่าคืนตัวภายในเพียง 2 เดือน

เจ้าของร้านกล่าวว่า การใช้ AI ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แต่คำสำคัญคือการเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ในกรณีนี้ Google Vision API ช่วยให้ระบบสามารถอ่านข้อมูลจากรูปถ่ายได้อย่างแม่นยำ ส่วน Make ช่วยเชื่อมต่อเครื่องมือต่าง ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด

ปัจจุบัน ร้านค้าได้บ้านและสถานที่เพิ่มเติม และได้ขยายธุรกิจไปยังชั้นออนไลน์ โดยใช้ระบบเดียวกัน เนื่องจากสามารถจัดการข้อมูลจำนวนมากและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว